W tym artykule chciałabym poruszyć temat związany z nadzorem w spółce z. o.o. Omówię przysługujące wspólnikowi prawo do kontroli dokumentów i ksiąg spółki oraz żądania wyjaśnień od zarządu.
Przysługuje ono każdemu wspólnikowi. Jest uprawnieniem dość naturalnym i zazwyczaj nie nastręcza żadnych przykrości ani wspólnikom, ani zarządowi, ani spółce jako takiej.
Na czym polega prawo do kontroli spółki?
Prawo do kontroli dokumentów i ksiąg spółki obejmuje wszystkie dokumenty spółki – księgowe, handlowe, pracownicze i inne, które tworzycie lub przyjmujecie w swojej spółce.
Prawo do kontroli spółki wspólnik może wykonywać samodzielnie lub wraz z inną osobą upoważnioną – adwokatem, księgowym, wujkiem Zenkiem…
Na podstawie udostępnionych mu dokumentów wspólnik może sporządzić na własne potrzeby bilans, na konkretny dzień, a zatem odmienny od tego zatwierdzanego na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.
Jak wspomniałam, wspólnik ma prawo zażądać od zarządu wyjaśnień. W wielu spółkach będzie to przebiegało na zasadzie pogawędki, jednak im większa spółka i szersza działalność, tym wyjaśnienia takie mogą być bardziej obszerne, a ich przygotowanie – czasochłonne. Jest to jednak w pełni zrozumiałe.
Jak zwykle, wszystko jest fajnie, dopóki… jest fajnie.
Niestety zdarzają się też problemy.
Wewnętrzne konflikty, brak zaufania, odmienna wizja wspólnika co do rozwoju spółki lub też rozczarowanie jej wynikami, mogą doprowadzić do sytuacji, w której to „naturalne” prawo do kontroli spółki zacznie zarządowi ciążyć jak kula u nogi.
Może uda Ci się tego uniknąć, jeśli przeczytasz i zastosujesz moje rady, które zawarłam w artykule “Zanim założysz spółkę z o.o.”
Prawo do kontroli spółki – odmowa wykonania
Kodeks spółek handlowych dopuszcza sytuację, w której zarząd – koniecznie w formie uchwały zarządu – odmówi wspólnikowi dostępu do dokumentów spółki lub wyjaśnień.
Jest to jednak możliwe tylko w sytuacji, gdy zachodzi uzasadniona obawa, że WSPÓLNIK SKORZYSTA Z TEGO PRAWA DO KONTROLI W CELACH SPRZECZNYCH Z INTERESEM SPÓŁKI + zachodzi uzasadniona obawa, że PRZEZ TO WYRZĄDZI SPÓŁCE SZKODĘ.
Przyjmuje się też, że zarząd może odmówić wykonania prawa do kontroli przez konkretną osobę upoważnioną, jeśli to wobec niej zachodzi taka obawa, a nie wobec wspólnika osobiście (temu akurat łatwo zaradzić – wspólnik może przyjść z kimś innym).
Przesłanki odmowy prawa do kontroli
Jak widać przesłanki odmowy ustawodawca określił tak, że… właściwie i tak nic nie wiadomo – żadnych konkretów. Rzeczywiście, dość trudno ustalić, kiedy zarząd jest uprawniony odmówić wspólnikowi dostępu do dokumentów, a analiza orzecznictwa nie jest w tym wypadku zbyt pomocna.
Rozkładając przepis na czynniki pierwsze można jednak dostrzec, że odmowa będzie uzasadniona, jeśli:
- obawa zarządu będzie mieć obiektywne podstawy (opieranie się na intuicji, nawet jeśli nigdy wcześniej nie zawiodła, może nie przekonać sądu, w razie sporu),
- biorąc pod uwagę okoliczności, wykorzystanie informacji sprzecznie z interesem spółki jest prawdopodobne (np. wspólnik jest konkurentem spółki lub jest z konkurentem w sposób bezpośredni powiązany, wspólnik już wcześniej dopuścił się nielojalności wobec spółki),
- istnieje (i trzeba go wykazać) związek przyczynowy pomiędzy wykorzystaniem informacji w celach sprzecznych z interesem spółki a szkodą, jaką może ponieść spółka (jedno musi z drugiego wynikać),
- wspólnik nadużywa prawa do kontroli spółki w celu jej szykanowania poprzez utrudnianie działalności zarządu (z powołaniem się na art. 5 k.c.).
Nie trzeba wykazywać, że takie nielojalne działania wspólnika nastąpiło i powstała szkoda, lecz że istnieje obawa i że jest uzasadniona.
Oczywiście wykazanie tych okoliczności będzie konieczne dopiero przed sądem, ale odmawiając wspólnikowi dostępu do dokumentów spółki musimy od razu być na to gotowi.
Co może zrobić wspólnik, gdy odmawia mu się prawa do kontroli spółki?
W przypadku takiej odmowy, wspólnik może oczywiście awanturować się i wszczynać burdy, ale zaprowadzi go to jedynie na komisariat.
Jeśli zaś chce podjąć konkretne kroki prawne, musi podążać ścieżką ściśle określoną przez przepisy.
Mianowicie, wspólnik, któremu uchwała zarządu uniemożliwiła wykonanie prawa do kontroli spółki, może zwrócić się o rozstrzygnięcie tej sprawy w uchwale wspólników. “Zwrócić się o rozstrzygnięcie…” czyli tylko – ni mniej ni więcej – napisać pismo, w którym wnosi o zorganizowanie zgromadzenia wspólników celem podjęcia przez to zacne grono stosownej uchwały.
Uchwała zgromadzenia wspólników
Uchwała taka musi być podjęta na tradycyjnie zwołanym zgromadzeniu wspólników w terminie miesiąca od zgłoszenia żądania.
Nie może być to spontanicznie zwołane zgromadzenie w czasie przerwy na lunch.
Ponieważ wspólnik, który żądanie takie zgłosił nie może głosować, w konsekwencji nie będzie reprezentowany cały kapitał zakładowy, a jest to warunkiem koniecznym odbycia zgromadzenia w takim „awaryjnym” trybie.
Na zgromadzeniu mogą się wydarzyć dwie rzeczy: wspólnicy zgodzą się na to, aby wspólnik miał dostęp do dokumentów spółki i swobodnie wykonał swoje prawo do kontroli, albo podtrzymają w mocy odmowę zarządu.
W pierwszym przypadku zarząd – rad, nierad – musi umożliwić wspólnikowi zapoznanie się z dokumentami spółki oraz udzielić mu wszelkich wyjaśnień.
W drugim, to wspólnik musi podjąć dalsze działania.
Negatywna uchwała zgromadzenia wspólników
W ciągu 7 dni od zawiadomienia o treści uchwały może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udostępnienia dokumentów i ksiąg spółki.
Może się również zdarzyć, że zarząd żądanie zwołania zgromadzenia zignoruje i nie odbędzie się ono w określonym w kodeksie terminie. Wówczas 7 dni na złożenie wniosku do sądu biegnie od momentu, w którym minął ten nieszczęsny miesiąc.
Jeśli wspólnik nie zdąży to… po ptakach, uprawnienie wspólnika wygasa, a zarząd spółki jest cały w skowronkach.
Cóż… nie życzę Ci, abyś musiał drzeć koty ze wspólnikami o wgląd w dokumenty spółki. Jeśli będzie to jednak konieczne dla jej dobra, to mam nadzieję, że ten artykuł Ci się przyda.
Podziel się nim proszę.
Polub też moją stronę na Facebooku, bo udostępniam tam sporo przydatnych treści dla osób, które “robią” w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jeśli natomiast już wiesz, że potrzebujesz, aby ktoś pomógł Ci uporać się z kwestiami prawnymi w Twojej spółce, zapraszam do kontaktu!
Pozdrawiam,
Agata
