Zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania to coś, co wszyscy robią, ale nie myślą o tym, aż pojawiają się kłopoty.
Zasadą jest, że uchwały spółki z o.o. powinny być podejmowane na zgromadzeniu wspólników, które powinno zostać zwołane w sposób dokładnie określony w kodeksie spółek handlowych. Od tej zasady jest wyjątek i o nim będę dziś pisać.
Zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania
Zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania zostało uregulowane – dość skąpo – w art. 240 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem, uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Jak wynika z przepisu, musimy spełnić dwa warunki.
Jak to zrobić?
Co to znaczy zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania?
Jak być może wiesz, zgromadzenie wspólników co do zasady powinno zostać zwołane poprzez wysłanie do wspólników pisemnych zawiadomień listem poleconym. W takim liście należy wspólnika poinformować, gdzie i kiedy ma się ono odbyć oraz jakie sprawy będą jego przedmiotem. Wysyłka tych listów musi nastąpić najpóźniej na dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia.
Może się jednak zdarzyć – i de facto zdarza się dość często – że wspólnicy zdzwaniają się po prostu i spotykają, bez zachowania tych wymogów.
Czy uchwały podjęte na takim spotkaniu będą nieważne?
Uwaga, ulubiona odpowiedź wszystkich ekspertów: to zależy. To zależy od tego, czy spełnimy ustawowe warunki.
Na zgromadzeniu wspólników bez formalnego zwołania musi być cały kapitał zakładowy
„Cały kapitał zakładowy” jest reprezentowany wówczas, gdy wszyscy wspólnicy są obecni osobiście lub za pośrednictwem pełnomocników bądź innych przedstawicieli. Trzeba uznać obecność całego kapitału zakładowego także wówczas, gdy prawo głosu z części czy nawet wszystkich udziałów wykonywane jest przez zastawnika bądź użytkownika czy ewentualnie innego jeszcze uprawnionego do głosu.
Istnieje pogląd, że przesłanka obecności całego kapitału zakładowego powinna być spełniona przez cały czas trwania obrad. Jednak większość naukowców przyjmuje, że obecność wszystkich jest wymagana tylko na samym początku zebrania.
Sprzeciw co do odbycia zgromadzenia lub co do części jego agendy powinien być zgłoszony tuż po rozpoczęciu zebrania, najpóźniej w momencie uzgadniania porządku obrad.
Przebieg zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania
W praktyce przebieg wstępnej części zgromadzenia odbywanego bez formalnego zwołania powinien obejmować kolejno: jego otwarcie, wybór przewodniczącego zgromadzenia, sporządzenie, podpisanie i wyłożenie listy obecności, stwierdzenie obecności całego kapitału zakładowego, zaproponowanie porządku obrad i w razie braku sprzeciwu – stwierdzenie przez przewodniczącego zdolności do odbycia zgromadzenia oraz powzięcia uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad.
Ten fragment, który wytłuściłam, to właściwie jedyna różnica pomiędzy zgromadzeniem zwołanym z zachowaniem wszelkich formalności a tym niezwołanym.
Pamiętaj, aby dla jasności protokół zgromadzenia uwzględniał fakt reprezentacji całego kapitału zakładowego, a także brak sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia i umieszczenia w porządku obrad tych spraw, które poddano głosowaniu.
Po prostu napiszcie w nim:
Zgromadzenie Wspólników otwiera Prezes Zarządu Spółki ……………………….., po czym oświadcza, że Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników zostało zwołane w trybie art. 240 k.s.h., że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i nikt nie zgłasza sprzeciwu co do odbycia Zgromadzenia.
Na Przewodniczącego Zgromadzenia powołano ……………………………..
Przewodniczący przedstawił następujący porządek obrad: …..
Nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu co do umieszczenia w nim poszczególnych spraw.
Reszta to jest absolutny standard i możesz o nim przeczytać m. in. w moim poradniku „Jak zorganizować zgromadzenie wspólników?” albo po prostu ściągnąć wzór całego protokołu z BAZY WZORÓW: Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. od A do Z.
Sprzeciw sprzeciwowi nierówny
Sprzeciw co do odbycia zgromadzenia oraz sprzeciw co do umieszczenia poszczególnych spraw w porządku obrad trzeba odróżnić od sprzeciwu wspólnika, który „głosował przeciwko uchwale i zażądał zaprotokołowania sprzeciwu”, co otwiera drogę do zaskarżenia uchwały.
Pamiętaj o tym na wypadek, gdyby na zgromadzeniu w Twojej spółce zapadła uchwała, która Ci z różnych względów nie odpowiada. Po jej podjęciu złóż sprzeciw.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania
Tak! Zwyczajne zgromadzenie wspólników też można odbyć bez formalnego zwołania.
I baaaaardzo często tak właśnie jest.
Pamiętaj, że na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest czas do końca czerwca!
Mam nadzieję, że rozwiałam dziś wszystkie Twoje wątpliwości co do zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania.
Jeśli mimo to masz jakieś pytania, zostaw komentarz. Jeśli nie masz pytań, tym bardziej zostaw komentarz!
Przypominam też, że specjalnie dla małych i średnich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością – szczególnie takich, które nie mogą sobie pozwolić na stałą obsługę prawną – stworzyłam produkty elektroniczne. Pozwolą Ci one opanować formalności związane z zarządzaniem spółką z o.o., nawet jeśli nie masz czasu ani głowy do „papierów”. Zapraszam do sklepu!
Pozdrawiam,
Agata
