Zgromadzenie wspólników to z jednej strony organ spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a z drugiej – spotkanie wspólników spółki, władne podejmować wiążące decyzje (w formie uchwał). Niestety bardzo często na zgromadzeniu wspólników spotykam błędy , które mogą mieć wpływ na ważność podjętych uchwał.
Błędy na zgromadzeniu wspólników
Organizowanie spotkań wspólników w taki sposób, aby podjęte na nich uchwały miały moc wiążącą i zostały zarejestrowane przez KRS, nastręcza zarządom spółek z o.o. wielu trudności. A właściwie nastręczało, bo teraz jest mój poradnik „Jak zorganizować zgromadzenie wspólników?” oraz „BAZA WZORÓW: Zgromadzenie wspólników od A do Z” i nikt nie powinien mieć już z tym kłopotów.
Dziś mam dla Ciebie zestawienie najczęstszych błędów, z jakimi spotykam się w spółkach z o.o., a które dotyczą organizowania zgromadzeń wspólników.
Sprawdź, czy sam ich nie popełniasz!
Niezwoływanie zgromadzenia
Podstawowy błąd to niezwołanie w ogóle zgromadzenia wspólników.
Niezwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub niezwołanie zgromadzenia w innych wypadkach, gdy jest to wymagane przez przepisy prawa, może mieć dla zarządu wiele przykrych konsekwencji, nawet karnych. Z pewnością będę o tych konsekwencjach jeszcze pisać, tymczasem sprawdź, kiedy zarząd spółki musi zwołać zgromadzenie wspólników.
Samo podpisanie “papierów”
Ograniczanie zgromadzenia wspólników do podpisania papierów w progu biura, w locie, na zasadzie: podpiszemy co trzeba, księgowa będzie zadowolona.
Dlaczego to błąd?
Przecież można spotkać się spontanicznie i podjąć uchwały w trybie art. 240 k.s.h., czyli bez „tradycyjnego” zwołania, bez piętrzenia formalności .
Niemniej zgromadzenie wspólników to doskonała okazja, żeby porozmawiać, zastanowić się, podyskutować o wyzwaniach, przed jakimi stanęła lub stanie spółka, o potencjalnych zagrożeniach.
Ale przede wszystkim – okoliczność nie do przecenienia – jest to okazja, kiedy zarząd może się wspólnikom po prostu pokazać, zaprezentować jako zespół profesjonalistów, wzmocnić swoją pozycję w spółce, umocnić zaufanie wspólników.
Wadliwe zwołanie zgromadzenia wspólników
Kolejnym, dość częstym potknięciem z kategorii “błędy na zgromadzeniu wspólników” jest wadliwe zwołanie zgromadzenia.
Na przykład: zwoływanie po terminie, zawiadamianie wspólników ustalonych według nieaktualnej księgi udziałów, wysłanie zawiadomień na błędny adres, a także wysłanie zawiadomień bez podania porządku obrad, czy proponowanych zmian w umowie spółki.
Popełnienie tego błędu może skutkować nawet nieważnością uchwał podjętych na tak zwołanym zgromadzeniu wspólników.
Niewłaściwe głosowanie nad uchwałami
Do tej kategorii wrzuciłabym takie błędy na zgromadzeniu wspólników jak:
- głosowanie jawne, choć akurat powinno być tajne,
- niewłaściwa większość (są uchwały, które dla ich podjęcia wymagają szczególnej większości głosów, np. 3/4, 2/3),
- brak kworum (co do zasady na zgromadzeniu nie jest wymagana jakaś minimalna liczba uczestników, ale z Twojej umowy spółki może wynikać coś innego; nieuwzględnienie uprzywilejowania udziałów),
- “głosowanie na siebie” (przypominam, że wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu).
O tym, jak należy głosować nad uchwałami wspólników, napisałam chyba wszystko (!) w poradniku “Jak zorganizować zgromadzenie wspólników?“.
Dokumenty ze zgromadzenia wspólników – traktowane po macoszemu
Kolejny błąd przy organizowaniu zgromadzenia wspólników to traktowanie po macoszemu dokumentacji ze zgromadzenia wspólników.
Ileż fatalnych protokołów przynosili mi klienci, tego nikt nie zliczy.
I żebyśmy się dobrze zrozumieli, to nie jest literatura piękna, nie wymagam wzbijania się na literackie wyżyny. Wymagane jest jedynie rzetelne zrelacjonowanie przebiegu wydarzenia, z uwzględnieniem niezbędnych punktów, od których zależy ważność zgromadzenia.
Tymczasem niedokładny protokół (nie zawierający nawet stwierdzenia, że zgromadzenie jest władne podejmować uchwały!!!), nieskompletowanie lub wręcz pogubienie dokumentów – protokołu, pełnomocnictw, list obecności… to jakaś plaga.
Od razu widać, kto nie czytał mojego poradnika „Jak zorganizować zgromadzenie wspólników?” ani tym bardziej nie skorzystał z „BAZY WZORÓW: Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. od A do Z”.
No i oczywiście nieskładanie dokumentów do KRS i US. Kiedyś od wniosku do KRS trzeba było wnieść opłatę sądową, ale teraz nie ma już wymówek. Teraz nie trzeba nawet wychodzić z domu.
Umowa spółki a specyfika zgromadzenia
Na koniec zostawiłam sprawę dość indywidualną.
Mianowicie, wiele zgromadzeń odbywa się wyłącznie według ogólnych przepisów zawartych w kodeksie spółek handlowych.
Googlasz „zgromadzenie wspólników spółki z o.o.” i lecisz według tego, co napisano w pierwszym z brzegu artykule.
Zapominasz za to zupełnie o odrębnościach wynikających z konkretnej umowy spółki (np. co do zwołania i miejsca odbycia, co do wymaganej większości lub kworum, co do uprzywilejowania udziałów).
Popełnianie tych grzechów może mieć różne konsekwencje. Może Ci być po prostu głupio, gdy błędy wyjdą na jaw, ale w skrajnej postaci możesz ponieść nawet odpowiedzialność karną.
Na koniec mam do Ciebie prośbę: podziel się tym artykułem ze swoimi znajomymi, żeby oni również wiedzieli, jakich błędów unikać.
Pozdrawiam,
Agata
