Działalność konkurencyjna, umowy “z samym sobą” i sprzeczność interesów spółki i członka zarządu to tematy z jednej rodziny. O działalności konkurencyjnej już pisałam, a o umowach “z samym sobą” pewnie jeszcze będę pisać, a dziś poruszę ten ostatni temat, czyli sytuację, w której istnieje konflikt interesów pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu lub jego bliskimi.
Kodeks spółek handlowych w art. 209 formułuje obowiązek członka zarządu ujawnienia takiego kongliktu interesów oraz wstrzymania się od udziału w rozstrzyganiu spraw, których sprzeczność może dotyczyć. Zaznaczam, że chodzi tu nie tylko o interesy samego członka zarządu, lecz również jego małżonka, krewnych, powinowatych (do drugiego stopnia) oraz osób, z którymi jest powiązanych osobiście.
Tyle przepis.
Ale o co właściwie chodzi z tą sprzecznością interesów?
Sprzeczność interesów – co to jest?
Zacznę od tego, że – zgodnie z poglądami znawców prawa – sprzeczność interesów to taki stan, w którym przed zarządcą otwiera się możliwość ważenia własnego interesu (lub interesu osób mu bliskich) oraz powierzonych interesów spółki, co rodzi co najmniej potencjalne ryzyko powstania negatywnych następstw dla spółki, bo… wiadomo, bliższa koszula ciału.
Przyjmuje się przy tym, że z konfliktem interesów będziemy mieli do czynienia, gdy decyzje są podejmowane przez zarząd w sprawach czynności pomiędzy spółką a członkiem zarządu, spółką a osobą bliską członkowi zarządu oraz pomiędzy nie samą spółką, ale innym podmiotem, którego sytuacja majątkowa wpływa na sytuację spółki (np. spółką zależną), a członkiem zarządu lub osobą mu bliską.
Zwracam uwagę, że zastosowanie art. 209 będzie miał już w przypadku potencjalnej (hipotetycznej) kolizji interesów. Nie trzeba przy tym niczego udowadniać. Co więcej, od stosowania tego przepisu nie zwalnia argumentacja, że transakcja ma być przeprowadzona na totalnie rynkowych czy też nawet szczególnie korzystnych dla spółki warunkach.
Zgoda na działalność konkurencyjną członka zarządu
Nawiązując do poprzedniego wpisu na temat działalności konkurencyjnej, zwracam uwagę, że wyrażenie przez wspólników lub radę nadzorczą zgody na prowadzenie takiej działalności przez członka zarządu nie wyłącza stosowania art. 209 k.s.h. Wręcz przeciwnie – dodatkowa aktywność może sprzyjać powstawaniu sytuacji sprzeczności interesów.
Wstrzymanie się od rozstrzygania w sprawie
Na czym właściwie ma polegać to wstrzymanie się od rozstrzygania sprawy w przypadku sprzeczności interesów?
Nie tylko na odstąpieniu od udziału w głosowaniu, ale również na rezygnacji z uczestnictwa w posiedzeniach zarządu, gdy prowadzona jest dyskusja lub głosowanie w tych sprawach. Członek zarządu, który dostrzega potencjalny konflikt interesów, powinien powstrzymać się również od wszelkich nieformalnych rozmów na ten temat i wywierania wpływu na innych członków zarządu.
Konflikt interesów – jak postąpić w takim przypadku?
Przede wszystkim musisz – jako członek zarządu – być na możliwość wystąpienia konfliktu interesów wyczulony, aby w porę dostrzec ryzyko ich wystąpienia.
Gdy już dostrzeżesz potencjalną sprzeczność, musisz:
- poinformować pozostałych członków zarządu o istnieniu sprzeczności,
- poinformować o tym, że w związku z tym nie będziesz uczestniczył w podejmowaniu decyzji w danej sprawie, i wyjaśnić dlaczego,
- żądać zaprotokołowania, że wstrzymujesz się od rozstrzygania w sprawie (dzięki czemu uchronisz się przed zarzutami zatajenia okoliczności sprawy i wpływania na działania spółki w tym zakresie),
- wychodzisz – idziesz na papierosa, ciastko lub do domu.
Rozstrzyganie a reprezentacja
O tym, co oznacza reprezentowanie spółki już pisałam.
Ale w kontekście opisywanego dzisiaj zakazu, trzeba się zastanowić, jak się ma rozstrzyganie sprawy do reprezentowania spółki. Czy reprezentowanie spółki w sytuacji zagrożenia sprzecznością interesów też jest niedozwolone?
Co do zasady przepis art. 209 dotyczy tylko stosunków wewnętrznych spółki.
Czyli – teoretycznie – należy powstrzymać się od udziału w podejmowaniu decyzji co do np. zawarcia umowy, jednak nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby tą umowę zawrzeć poprzez złożenie podpisu. Prawda jest jednak taka, że na etapie składania podpisu też może okazać się konieczne podejmowanie decyzji, a to już nie jest dozwolone.
Dlatego jeśli jest konieczne, abyś to akurat Ty, członek zarządu, co do którego może zachodzić konflikt interesów, musisz zawierać konkretną umowę, postaraj się uzyskać od pozostałych członków zarządu (lub od wspólników) konkretny projekt umowy, który ma być docelowo podpisany, i nie wprowadzaj do niego sam zmian. Bądź tylko ręką, ale nie głową.
Sprzeczność interesów a zarząd jednoosobowy
A jeśli jesteś jedynym członkiem zarządu?
Ciężko wówczas powierzyć podejmowanie decyzji pozostałym członkom zarządu. W takiej sytuacji musisz o problemie poinformować wspólników lub radę nadzorczą i uzyskać zgodę na dokonanie takiej, a nie innej, czynności.
Zadbaj o to, żeby zarówno informacja, jak i udzielenie zgody było w formie nadającej się do odtworzenia. Zdaję sobie sprawę, że nie wszystko można załatwić w formie pisemnej, ale niech to będzie chociaż mailowa korespondencja.
(I – na Boga – zarchiwizuj ją!)
Teoretycznie taką zgodę możesz uzyskać po dokonaniu czynności, ale odradzam to. Nigdy nie wiesz, jakie będą faktyczne skutki zawartych umów czy działań spółki, które w jej imieniu podejmujesz. Nawet przy najlepszych chęciach coś może nie wyjść. A wówczas nie chcesz stać się kozłem ofiarnym, prawda?
Zadbaj więc zawczasu o stosowną zgodę, nawet jeśli nie wymaga jej umowa spółki.
Oczywiście nie ma sprzeczności interesów, gdy jesteś nie tylko jedynym członkiem zarządu, ale i jedynym wspólnikiem.
Konsekwencje naruszenia zakazu
Głos członka zarządu oddany z naruszeniem zakazu rozstrzygania w sprawie, w której zachodzi sprzeczność interesów jest nieważny, co może skutkować nieważnością uchwały zarządu.
Jednak nawet nieważność takiej uchwały zarządu nie wpływa na ważność umowy (czy innej czynności prawnej) zawartej na podstawie takiej uchwały. Zakaz bowiem dotyczy wewnętrznych stosunków w spółce i nie wpływa na prawa i obowiązki osób trzecich.
Ale Ty możesz ponieść konsekwencje ze strony wspólników spółki.
Po pierwsze, mogą odwołać Cię z funkcji. To chyba nie wymaga komentarza…
A po drugie, mogą (a dokładnie, spółka może) pozwać Cię o zapłatę odszkodowania za szkodę, którą poniosła spółka wskutek Twojego działania.
Bo nie zapominaj, że członek zarządu ponosi odpowiedzialność za szkodę, którą wyrządził spółce poprzez działanie niezgodne z prawem. Niepowstrzymanie się od rozstrzygania w sprawie, w której zachodzi potencjalna sprzeczność interesów, stanowi bowiem naruszenie powszechnie obowiązującego prawa, którego w dodatku nawet wspólnicy nie mogą złagodzić.
Udowodnienie, jaką szkodę poniosła spółka i że jest ona następstwem Twojego rozstrzygania w sytuacji sprzeczności interesów, nie zawsze będzie łatwe, ale istnieje ryzyko, że spółka wykaże te okoliczności i zostanie od Ciebie zasądzona konkretna kwota do zapłaty na rzecz spółki.
Tyle na dzisiaj.
Daj mi znać w komentarzu, czy miałeś problemy w spółce związane z konfliktem interesów spółki i członka zarządu.
Pozdrawiam serdecznie,
Agata
