Jak zorganizować zgromadzenie wspólników online?

Jeszcze niedawno odbyć zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością można było tylko w tradycyjny sposób. Aby mogło się odbyć, trzeba było przyjść lub przyjechać do siedziby spółki i spotkać się w jednym pomieszczeniu. Teraz można zorganizować zgromadzenie wspólników online. Jest to możliwe, jeżeli umowa Spółki tego nie wyklucza lub w jakiś sposób nie ogranicza.

W takiej „zdalnej” formie można również odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników. Ale również inne, gdy zaistnieje taka potrzeba np. kiedy wymagana jest zgoda wspólników na czynność spółki.

O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób “zdalny” postanawia ten, kto to zgromadzenie zwołuje. Najczęściej jest to zarząd spółki. 

Jak zorganizować zgromadzenie wspólników online?

Zdalne zgromadzenie wspólników jest możliwe dopiero po wypełnieniu sporej ilości formalności. 

Zazwyczaj to właśnie zarząd będzie miał z tym najwięcej roboty. 

Otóż do zarządu będzie należało: 

  • wybór konkretnego rozwiązania technicznego, które zostanie zastosowane w toku obrad,
  • opracowanie regulaminu takiego zgromadzenia online,
  • przeprowadzenie procedury uchwalania tego regulaminu,
  • przygotowanie zgromadzenia wspólników online, w szczególności zawiadomienie o nim, a potem obsługa całego wydarzenia.

Zgromadzenia wspólników online – regulamin

Myślę, że z punktu widzenia nieprawnika najtrudniejsze będzie przeprowadzenie przygotowanie regulaminu zgromadzenia wspólników online. Dlatego warto się w tej sprawie zwrócić do prawnika lub skorzystać ze sprawdzonych wzorów

Brzmienie regulaminu będzie uzależnione od wybranego systemu lub programu do odbywania zgromadzeń. Wybór ten będzie natomiast należał do zarządu jako organizatora zgromadzeń. 

Wybierając konkretne rozwiązanie techniczne warto pomyśleć: 

  • czy zapewni ono sprawny przebieg zgromadzenia z funkcją tajnego głosowania,
  • możliwość dwustronnej,
  • bezpieczeństwo tej komunikacji,
  • a także dość intuicyjną obsługę. 

Przygotowanie i przyjęcie regulaminu zgromadzenia wspólników online jest bardzo ważne. Takie zgromadzenie może się bowiem odbyć w tylko, jeżeli istnieje regulamin, który określa szczegółowe zasady udziału w zdalnym zgromadzeniu.

Regulamin zgromadzenia wspólników online – kto uchwala?

Zasada mówi, że regulamin zgromadzenia wspólników online uchwala rada nadzorcza. Jednak w wielu spółkach nie ma rady nadzorczej i wówczas obowiązek uchwalenia regulaminu spoczywa na wspólnikach. 

Przyjęcie regulaminu może się odbyć na normalnym zgromadzeniu, jeżeli taki punkt znajdzie się w porządku obrad tego zgromadzenia, lub też w uproszczonym trybie wprowadzonym do kodeksu spółek handlowych specjalnie na tę okazję. 

Otóż regulamin uznaje się za uchwalony, jeżeli wypowie się za nim bezwzględna większość wspólników wyrażona na piśmie.

Aby wspólnicy mogli taką zgodę wyrazić (lub nie) zarząd musi do nich rozesłać projekt regulaminu i zapytanie czy go akceptują. Głosów “za” musi być więcej niż głosów “przeciw” i “wstrzymujących się” razem wziętych. 

Co powinno się znaleźć w regulaminie zgromadzenia wspólników online?

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że szczegółowe postanowienia zależą od wybranego rozwiązania technicznego. Pamiętaj jednak, że regulamin może wprowadzać tylko postanowienia porządkowe i techniczne, służące bezpiecznemu i sprawnemu przeprowadzeniu obrad. Nie może w żadnym wypadku służyć ograniczeniu praw wspólników do udziału w takim zgromadzeniu.

Z chwilą, gdy zostanie uchwalony regulamin zdalnego zgromadzenia, droga do obrad online stoi otworem!

W tym miejscu polecę Ci moją bazę wzorów “Zgromadzenie wspólników od A do Z”. Zawiera ona wzory wszystkich niezbędnych dokumentów do sprawnego zorganizowania zgromadzenia wspólników (w tym takiego “zdanego”) zgromadzenia wspólników zgodnie z przepisami i bez bólu głowy.

Pozdrawiam,

Agata

Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. od A do Z
Podziel się wiedzą

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.