Kiedy trzeba zwołać zgromadzenie wspólników?

Zgromadzenie wspólników to przede wszystkim organ spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – najwyższa władza w spółce. Jednak zgromadzeniem wspólników nazywamy też spotkania wspólników, zorganizowane zgodnie z przepisami i umową spółki. Na tym spotkaniu wspólnicy podejmują uchwały, które są wiążące dla wspólników i organów spółki. Dziś dowiesz się, kiedy TRZEBA zwołać zgromadzenie wspólników.

Zapraszam do lektury…

Kiedy zwołać zgromadzenie wspólników?

Zasada jest prosta: to zarząd spółki decyduje, kiedy należy zwołać zgromadzenie i czym ma się ono zająć.

Są jednak przypadki, kiedy zarząd musi zwołać zgromadzenie spółki, bo to wynika z ustawy, czyli z kodeksu spółek handlowych.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników?

Zwyczajne zgromadzenie wspólników zarząd musi zorganizować nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli zazwyczaj do końca czerwca. Ale zwyczajne zgromadzenie to nie wszystko…

zwyczajne zgromadzenie wspólników kiedy

Co jeszcze mówi kodeks spółek handlowych?

Zwołanie zgromadzenia wspólników będzie też konieczne, jeśli zarząd chce, aby spółka zawarła umowę lub dokonała innej czynności prawnej, dla której wymagana jest uprzednia zgoda wspólników spółki w formie uchwały, np. sprzedaż nieruchomości. Więcej na ten temat możesz przeczytać w moim artykule na ten temat – kiedy wymagana jest zgoda wspólników na czynność spółki.

Zgromadzenie wspólników trzeba również zorganizować, gdy zażąda tego wspólnik lub wspólnicy, jeśli reprezentują co najmniej 10% kapitału zakładowego. Żądanie takie musi być złożone na piśmie najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia. W takim żądaniu wspólnik/ wspólnicy muszą koniecznie podać proponowany porządek obrad.

zwołanie zgromadzenia wspólników

Tak samo nie ma wyjścia, gdy zwołania zgromadzenia zażąda Rada Nadzorcza lub Komisja Rewizyjna. Zarząd w takiej sytuacji ma dwa tygodnie na rozesłanie zawiadomień do wspólników o planowanym zgromadzeniu wspólników. Jeśli tego nie zrobi, organ nadzoru może samodzielnie zwołać zgromadzenie wspólników. O roli organów nadzoru możesz przeczytać w artykule: rada nadzorcza a komisja rewizyjna.

Kiedy jeszcze?

Jeśli wspólnicy na zgromadzeniu wspólników uchwalą, że trzeba zwołać następne zgromadzenie, żeby załatwić jakieś sprawy, których nie dało się załatwić na aktualnym zgromadzeniu. Jeśli to zabrzmiało zawile, spieszę wyjaśnić, że na konkretnym zgromadzeniu wspólników można co do zasady dyskutować i uchwalać TYLKO sprawy, o których była mowa w zawiadomieniu o zgromadzeniu. Jeśli zatem w trakcie dyskusji wyniknie potrzeba ogarnięcia innych jeszcze spraw – nie ma rady – trzeba zwołać kolejne zgromadzenie.

Na temat zasad zwoływania zgromadzenia wspólników, w szczególności jak to zrobić zgodnie z przepisami i bez bólu głowy, przeczytasz w moim poradniku “Jak zorganizować zgromadzenie wspólników?”.

Ostatni członek zarządu spółki

Zgromadzenie wspólników trzeba również zwołać, gdy ostatni członek zarządu spółki chce zrezygnować. Wówczas zwołuje on Zgromadzenie w tej sprawie, a sam jest “wolny” od dnia następnego po zgromadzeniu. Jednocześnie z zawiadomieniem o zgromadzeniu trzeba również przesłać rezygnację z funkcji!

Spółka ma stratę

Teraz czas na dość smutną okoliczność – spółka ma stratę. I to nie byle jaką stratę, tylko stratę, która przekracza łącznie kwotę kapitałów zapasowego, rezerwowego i kwotę połowy kapitału zakładowego. Wówczas zarząd musi zwołać zgromadzenie wspólników niezwłocznie, aby dać wspólnikom szansę na podjęcie decyzji co do dalszego istnienia spółki oraz działań naprawczych.

Pamiętaj, że jeśli jako zarząd proponujesz lub proponujecie wspólnikom rozwiązanie spółki, uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza.

Zapisy w umowie spółki?

W innych przypadkach, jeśli to wynika z Twojej umowy spółki, też trzeba zwołać zgromadzenie. A jakie to przypadki będzie zależało od potrzeb i kreatywności wspólników.

Przypominam, że możesz dowiedzieć się więcej na temat tego jak mogę Ci pomóc zorganizować zgromadzenie wspólników – wystarczy kliknąć w zdjęcie poniżej.

Pozdrawiam,

Agata

Podziel się wiedzą

Prawo do kontroli spółki – co może wspólnik?

W tym artykule chciałabym poruszyć temat związany z nadzorem w spółce z. o.o. Omówię przysługujące wspólnikowi prawo do kontroli dokumentów i ksiąg spółki oraz żądania wyjaśnień od zarządu.

Przysługuje ono każdemu wspólnikowi. Jest uprawnieniem dość naturalnym i zazwyczaj nie nastręcza żadnych przykrości ani wspólnikom, ani zarządowi, ani spółce jako takiej.

Na czym polega prawo do kontroli spółki?

Prawo do kontroli dokumentów i ksiąg spółki obejmuje wszystkie dokumenty spółki – księgowe, handlowe, pracownicze i inne, które tworzycie lub przyjmujecie w swojej spółce.

Prawo do kontroli spółki wspólnik może wykonywać samodzielnie lub wraz z inną osobą upoważnioną – adwokatem, księgowym, wujkiem Zenkiem…

nadzór w spółce z o.o.

Na podstawie udostępnionych mu dokumentów wspólnik może sporządzić na własne potrzeby bilans, na konkretny dzień, a zatem odmienny od tego zatwierdzanego na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Jak wspomniałam, wspólnik ma prawo zażądać od zarządu wyjaśnień. W wielu spółkach będzie to przebiegało na zasadzie pogawędki, jednak im większa spółka i szersza działalność, tym wyjaśnienia takie mogą być bardziej obszerne, a ich przygotowanie – czasochłonne. Jest to jednak w pełni zrozumiałe.

Jak zwykle, wszystko jest fajnie, dopóki… jest fajnie.

Czytaj dalej „Prawo do kontroli spółki – co może wspólnik?”

Podziel się wiedzą

Jak uzyskać zgodę wspólników na czynność prawną?

Jak pisałam w ostatnim artykule o wymaganej zgodzie wspólników, żeby dokonać określonej czynności prawnej zarząd musi najpierw uzyskać… zgodę wspólników, a dziś skupię się na tym, jak uzyskać zgodę wspólników.

Gwoli szybkiego wyjaśnienia: czynność prawna to na przykład zawarcie umowy sprzedaży nieruchomości, albo zaciągnięcie pożyczki, albo zawarcie innej umowy.

Zgoda wspólników – jak ją uzyskać?

Najlepiej szybko i sprawnie :)

Napisałam ostatnio, że żeby to zrobić należy zwołać zgromadzenie wspólników.

Ponieważ przygotowałam specjalną checklistę na temat “Jak zorganizować zgromadzenie wspólników?“, to w tej sprawie odsyłam Cię do niej. Możesz ją pobrać zapisując się do newslettera. Dzięki tej checkliście zorganizujesz zgromadzenie krok po kroku, bez zadyszki.

Organizacja organizacją, ale… jak taka zgoda wspólników ma wyglądać, jak ma brzmieć?

Uchwała wyrażająca zgodę na czynność prawną – jak ma wyglądać?

No więc wymagana zgoda wspólników ma przyjąć formę uchwały, zaś treść tej uchwały będzie zależna od tego, co zamierzacie osiągnąć i jakie są konkretne potrzeby spółki.

uchwała wspólników nabycie nieruchomości wzór

A jakie mogą być potrzeby?

 Różne…

Weźmy na tapet przykład nabywania i zbywania nieruchomości, bo jest plastyczny. Kupno działki lub budynku wszyscy umiemy sobie wyobrazić (a jak nie kupno, to przynajmniej samą działkę lub budynek ;)).

Jeśli założymy, że spółka będąca deweloperem chce nabyć działkę, wybudować na niej budynek, a następnie wyodrębnić w nim i sprzedać 25 lokali mieszkalnych, przy czym umowa spółki przewiduje konieczność uzyskania zgody wspólników na nabycie i na zbycie nieruchomości.

Uchwała podjęta przez wspólników może w takiej sytuacji obejmować zgodę  zarówno na nabycie działki, jak i na późniejsze wyodrębnienie i sprzedaż lokali, zbiorczo.

Zakładam jednocześnie, że – wracając do przykładu z artykułu  kiedy wymagana jest zgoda wspólników na czynność spółki– wspólnicy spółki, która ma jeden budynek, a głównym przedmiotem jej działalności jest wynajem powierzchni biurowej w tym budynku, nie będą tak chętnie udzielać hurtowej zgody na zbycie wszystkich lokali. Wiązałoby się to przecież z utratą głównego składnika majątku spółki i jej głównego źródła dochodu. W takiej sytuacji zgoda mogłaby dotyczyć tylko jednego lokalu.

zgoda wspólników na zaciągniecie zobowiązania

Uchwała wyrażająca zgodę na czynność prawną – co jeszcze można w niej określić?

Dodatkowo w treści uchwały można wskazać inne warunki umowy, na którą wspólnicy właśnie wyrażają zgodę. I tak – trzymając się już tych nieruchomości – w uchwale doprecyzować można:

  1. jaka to ma być nieruchomość – tu możemy wybierać od określenia przeznaczenia nieruchomości czy ogólnych parametrów aż po dokładne wskazanie, która konkretna nieruchomość ma być nabyta lub zbyta,
  2. komu nieruchomość zostanie sprzedana lub od kogo kupiona,
  3. z rynku pierwotnego czy wtórnego,
  4. konkretnie za jaką cenę albo za cenę mieszczącą się w jakich widełkach (np. za cenę nie niższa niż 350.000 zł. za lokal lub 5.500 zł. za metr kwadratowy lokalu),
  5. do kiedy umowa ma być zawarta,
  6. skąd mają pochodzić środki na nabycie nieruchomości (można od razu udzielić zgody na zaciągnięcie kredytu oraz wskazać np. w jakim banku, z jakim oprocentowaniem, itd.),
  7. na jakich warunkach transakcja ma nastąpić – i tu również możemy je opisać z grubsza lub baaaaardzo szczegółowo i wkleić w treść uchwały wynegocjowany i uzgodniony już wcześniej projekt aktu notarialnego,
  8. czy umowa ma być zawarta pod jakimś warunkiem (np. kupimy działkę, jeśli właściciel ją wcześniej “odrolni”),
  9. inne.

Stopień szczegółowości uchwały należy dostosować do sytuacji. Trzeba bowiem wyważyć różne interesy i potrzeby.

Przykładowo, zawarcie w uchwale wszystkich konkretnych postanowień przyszłej umowy (czyli kopiuj-wklej z projektu aktu notarialnego) może gwarantować duże bezpieczeństwo wspólnikom spółki, ale trzeba mieć na uwadze, czy  wspólnicy będą w stanie szybko się zebrać i zmodyfikować wyrażoną zgodę, w razie konieczności wprowadzenia jakichś zmian.

Z drugiej strony, zbyt ogólna uchwała daje zarządowi możliwość elastycznego reagowania na sytuację rynkową i pojawiające się okazje, ale ostatecznie może się okazać, że wspólnicy oczekiwali innego nabytku lub zbycia nieruchomości za wyższą cenę.

Do kiedy trzeba uzyskać zgodę wspólników?

Skoro już wiesz, jak uzyskać zgodę wspólników, to zastanówmy się, kiedy trzeba to zrobić.

Dla bezpieczeństwa wszystkich uczestników transakcji: spółki, reprezentujących ją członków zarządu, wspólników i – co ważne – kontrahenta spółki (czyli np. kupującego lub sprzedającego nieruchomość) najlepiej, żeby uchwała została podjęta przed zawarciem umowy wymagającej zgody. A w ogóle najlepiej, żeby w chwili zawierania umowy było już wiadomo, że uchwała obejmująca zgodę wspólników nie została przez nikogo zaskarżona (o zaskarżaniu uchwał piszę obszerniej w poradniku “Jak zorganizować zgromadzenie wspólników?“).

Tak byłoby najfajniej.

Jednak uchwałę można podjąć również już po zawarciu umowy przez spółkę. Nie może to nastąpić później niż w terminie 2 miesięcy od dnia jej podpisania. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej, nie wymaga żadnych dalszych czynności pomiędzy stronami umowy zawartej przez spółkę.

Brak zgody wspólników – jakie są konsekwencje?

Konsekwencje mogą być dwojakie. Te najsurowsze ustawa wiąże z dokonaniem czynności prawnej bez uzyskania zgody wymaganej przez ustawę (zobacz, jakie to czynności w tym poście). Taka umowa jest po prostu nieważna. Tak jakby jej nigdy nie było.

Natomiast gdy konieczność uzyskania uprzedniej zgody wynika jedynie z umowy spółki (nie z ustawy), czynność dokonana bez takiej zgody jest ważna, ale naraża członków zarządu na zarzut naruszenia umowy spółki, co może się wiązać z odwołaniem z funkcji, odmową udzielenia absolutorium, czy odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec spółki.

Jeżeli wymóg uchwały zgromadzenia wspólników na zbycie nieruchomości, której wartość przekracza co najmniej dwukrotnie wartość kapitału zakładowego został wprowadzony umową, a nie wynika z ustawy, to oznacza to, że nawet gdyby zbycie nieruchomości spółki odbyło się bez ważnej uchwały zgromadzenia wspólników to byłoby ono skuteczne. Zgodnie z art. 17 § 1 KSH nieważna jest czynność prawna spółki tylko wtedy, gdy wymóg uchwały zgromadzenia wspólników wynika z ustawy. Natomiast, gdy wymóg taki przewiduje tylko umowa spółki, to czynność jest ważna, a jednie zarząd może ponosić odpowiedzialność z tytułu naruszenia umowy. (Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 17 kwietnia 2015 r., I CSK 289/14)

Dodam tylko, że dokonanie czynności, do której ważności jest potrzebna uchwała (czyli zawarcie nieważnej umowy – w pierwszym opisanym przypadku) też naraża członków zarządu na gniew wspólników i – mówiąc żartobliwie – może się skończyć oddelegowaniem z funkcji w zarządzie do pracy na zmywaku.

Lepiej więc tego po prostu nie robić.

brak zgody wspólników

Teraz proszę Cię zostaw komentarz – jestem ciekawa, jaki stopień szczegółowości uchwały Ty preferujesz w swojej spółce i dlaczego.

Pozdrawiam,

Agata

Podziel się wiedzą

Zgoda wspólników na czynność spółki – kiedy jest wymagana?

Choć zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz, to jednak są sytuacje, kiedy na dokonanie jakiejś czynności wymagana będzie zgoda wspólników.

Zgoda wspólników – po co?

Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi sprawy spółki, to znaczy podejmuje decyzje, co i w jaki sposób spółka będzie robić, produkować, kupować, sprzedawać, reklamować…

Podejmuje decyzje i ponosi za nie odpowiedzialność.

Są jednak sprawy, w których zarząd nie ma pełnej wolności.

zgoda zgromadzenia wspólników na zbycie udziałów

Są to sprawy, które zazwyczaj wymagają znacznych nakładów lub zaciągnięcia poważnych zobowiązań (przypominam, że zaciągniecie zobowiązania to nie tylko zaciągniecie pożyczki lub kredytu, ale wszystko to, co będziemy jako spółka musieli zrobić lub dać w zamian za coś innego) lub też zbycia znacznej części majątku spółki. Wówczas dla ochrony wspólników, może być konieczne zasięgnięcie nie tylko ich opinii, lecz zyskanie ich zgody. Czytaj dalej „Zgoda wspólników na czynność spółki – kiedy jest wymagana?”

Podziel się wiedzą