Reprezentacja spółki to temat, który bardzo często pojawia się w rozmowach o spółkach. O tym, że to zarząd reprezentuje spółkę i prowadzi jej sprawy, pewnie wiesz. Jednak dziś chciałabym napisać o tym, jak konkretnie zarząd to robi. Jak zarząd reprezentuje spółkę?
Zacznę od szybkiego wyjaśnienia różnicy między prowadzeniem spraw spółki a jej reprezentowaniem. Posłużę się przykładem, bo – wiadomo – tak najłatwiej.
Otóż wyobraź sobie, że spółce brakuje mocy przerobowych i potrzebuje dodatkowych ludzi do realizacji swoich celów. W ramach prowadzenia spraw spółki członkowie zarządu spółki siądą i będą się zastanawiać: kogo spółce potrzeba, zatrudnić czy outsourcować, jakie muszą mieć kwalifikacje potrzebne osoby, ile spółka ma na to pieniędzy… Potem siądą do internetu, poszukają ofert firm, które mogłyby się tym zająć, poscrollują ogłoszenia, wyślą maile (lub zlecą ich wysłanie) z zapytaniem ofertowym, zaproszą kandydata/kontrahenta na rozmowę, zrobią naradę, podejmą decyzję…
A gdy ją podejmą, to zawrą z wybranym podmiotem (osobą lub przedsiębiorstwem) jakąś umowę – zlecenia, o pracę, o dzieło… Zawrą umowę, a dokładnie złożą – działając jako zarząd w imieniu i na rzecz spółki – oświadczenie woli o związaniu jej konkretną umową i przyjmą również w imieniu i na rzecz spółki oświadczenie drugiej strony – zleceniobiorcy, pracownika, wykonawcy dzieła…
Jak wynika z tego opisu, prowadzenie spraw spółki to wewnętrzne działania, procedury, decyzje, zaś reprezentowanie spółki to działania w stosunkach zewnętrznych.
Reprezentacja spółki przez zarząd – co to znaczy?
Otóż zarząd składa oświadczenia woli ze skutkiem dla spółki – staje się ona (lub odwrotnie – przestaje być) stroną umów, postępowań sądowych lub administracyjnych.
Zarząd jest jedynym organem uprawnionym do reprezentowania spółki (która już nie jest w organizacji). Uprawnienia innych osób do reprezentowania spółki (pełnomocnika czy prokurenta) wynikają z woli zarządu.
Jak poinformować, że działam jako członek zarządu?
Ponieważ członkowie zarządu mogą zawierać umowy nie tylko w imieniu i na rzecz spółki (mogę sobie np. wyobrazić, że prezes musi sobie wynająć mieszkanko, a prezeska kupić garsonkę), to składając jakiekolwiek oświadczenia woli, a w praktyce podpis, należy zawsze doprecyzować, w czyim imieniu i na czyją rzecz akurat w tym momencie działam. Zazwyczaj można to wywnioskować z kontekstu, ale nie zawsze będzie to takie oczywiste.
Przykładowo, znam pewną panią, która jest jedynym członkiem zarządu spółki zajmującej się zarządzaniem nieruchomościami, a dodatkowo bywa w zarządzanych wspólnotach wybierana zarządcą (z art. 18 ustawy o własności lokali), a w innych jest członkiem zarządu wspólnoty (z art. 20 ustawy o własności lokali). Dodatkowo jest też “zwykłym” przedsiębiorcą. Podpisywanie przez nią dokumentów to istna żonglerka pieczątkami!
Na szczęście zazwyczaj nie jest to aż tak zagmatwane.
Pamiętaj po prostu, żeby – działając w charakterze członka zarządu spółki ABC Spółka z o. o. – zawsze to zaznaczać. Czasami wystarczy właśnie przystawienie pieczątki “Jan Kowalski – Prezes Zarządu spółki ABC sp. z o.o.”
Pamiętaj też, że to nie Ty zawierasz umowę tylko spółka, a Ty ją tylko reprezentujesz. W komparycji umowy napiszesz zatem, że jest ona zawierana przez:
ABC Spółkę z o.o., z siedzibą w Toruniu, ul. Tkacka 55/3, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu, XVIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 009875675, NIP 76786987877, REGON 897678798, kapitał zakładowy 5.000 zł., reprezentowaną przez: Jana Nowak – Prezesa Zarządu uprawnionego do jednoosobowej reprezentacji.
Reprezentacja łączna – jak wygląda w praktyce?
Może się jednak okazać, że umowa spółki będzie przewidywać, że do tanga trzeba dwojga, czyli że do ważności oświadczenia woli będzie potrzebne współdziałanie dwóch członków zarządu. To dość popularny wariant (o jego wadach i zaletach wspominałam w poście o wzorcu umowy spółki S24).
Czy to znaczy, że wszędzie musicie łazić razem? No tak by było najpoprawniej, ale nie do końca wygodnie. Dlatego co do zasady możecie złożyć podpisy w różnych momentach, a oświadczenie woli spółki uważa się za złożone, gdy na dokumencie pojawi się ostatni z wymaganych podpisów.
Członek zarządu jako pełnomocnik
Może się też zdarzyć, że któryś z członków zarządu po prostu nie może się gdzieś stawić ani teraz ani potem. Wówczas inny członek zarządu może zostać pełnomocnikiem.
Ale uwaga!
Pełnomocnikiem spółki, a nie tego drugiego członka zarządu!
Żaden z członków zarządu nie może wyznaczyć pełnomocnika do zastępowania go w pełnieniu jego funkcji, czyli na przykład w złożeniu – wraz z innym członkiem – podpisu w imieniu i na rzecz spółki.
To spółka reprezentowana przez wymaganą ilość członków zarządu, np. przez Waldemara Malinowskiego i Jana Nowaka, udziela pełnomocnictwa jednemu z nich do dokonania określonej czynności.
Będzie to wyglądało tak:
My, Waldemar Malinowski i Jan Nowak, działając w imieniu i na rzecz ABC Spółki z o.o. jako jej zarząd uprawniony do łącznej reprezentacji – udzielamy Janowi Nowakowi pełnomocnictwa do reprezentowania …
W tej sytuacji Jan Nowak może reprezentować spółkę, ale nie Waldemara Malinowskiego jako członka zarządu.
Reprezentacja spółki przez prokurenta – nietypowy przypadek
Jeśli spółka zamierza ustanowić prokurenta, czyli takiego wszechwładnego pełnomocnika, to pod dokumentem udzielenia prokury, muszą się podpisać WSZYSCY członkowie zarządu, niezależnie od tego, jak sposób reprezentacji określili wspólnicy w umowie spółki.
Reprezentacja bierna
Z reprezentacją czynną mam do czynienia, gdy to ja działam, zaś z bierną – gdy jestem adresatem działania kogoś innego.
Spółka też może być adresatem oświadczenia złożonego przez inny podmiot – np. wynajmującego, który złożył oświadczenie o rozwiązaniu ze spółką umowy najmu lokalu biurowego. Taki wynajmujący nie będzie musiał uganiać się za Malinowskim i Nowakiem po całym mieście, żeby ich obu złapać (ani tym bardziej obu jednocześnie).
Wystarczy, że złoży swoje oświadczenie jednemu z członków zarządu. I to nawet, gdyby umowa spółki przewidywała współdziałanie co najmniej dwóch członków zarządu.
Tyle na dziś. Na dole strony zostaw komentarz, żebym wiedziała, czy artykuł odpowiadał Twoim potrzebom.
Pozdrawiam,
Agata
